Tugas Kelompok 5
Disusun oleh:
1.
Afrika
Nur Dwiyana (29211497)
2.
Herti
Diaana Tambunan (23211355)
3.
Irene
Aulia Hermanto (23211676)
4.
Muhammad
Handy (24211198)
5.
Putri
Oktaviani (25211658)
6.
Rendy Agus .I (25211957)
7.
Rizky
Ilahi (26211345)
8.
Zsahra
Meizhella (27211735)
3EB15
A. Pengertian
dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis
dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun
atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan.
Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,
saran-saran dan sebagainya.
Fungsi Surat :
- Wakil
pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi,
kelompok atau organisasi lain.
- Dasar
atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
- Buku
tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum
atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian
warisan.
- Alat pengingat
atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
- Dokumen
historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri
peristiwa penting masa lalu.
Jenis-jenis
Surat
1. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi
adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para
langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas
yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
5. Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan
wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang
dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum
Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah
ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas
yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang
dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat
yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat
tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat
yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca
atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain,
melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat
komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan
,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat
komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan
sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat
dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak
boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak
berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena
isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan
yang korupsi.
4. Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses
penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau
Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau
kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang
pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima
harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu
pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan
dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari
penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat
digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu
penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada
tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan
dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih
mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat
tercatat
Adalah surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
B. Syarat-syarat
Surat Yang Baik
1. Surat harus disusun dengan teknis
penyusunan surat yang benar, yaitu :
·
penyusunan
letak bagian-bagian surat,
·
pengetikan
yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
·
pemakaian
kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli
(sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan,
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru
muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara
ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi
surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban
secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah
bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat
resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga
hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik
ialah :
1. memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
2. memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
3. mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
4. hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
C. Bahasa
Surat
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah
dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat
yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat
tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta
menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa
yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4.
Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan
katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif
sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan
tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus
menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi,
kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang
dan dibaca.
D. Bagian-bagian
Surat
1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan
identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
2) Nomor surat
Surat
resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan
maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah
surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam
hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat
terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut
menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan tahun ditulis
utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat
disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas
untuk surat berperihal
b)Diletakkan dibawah judul untuk surat
berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat
pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan
penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas
berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah
tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama
bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran
dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan
jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis
dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi
petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan
judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus
diperhatikan :
a. Hal atau perihal
tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat
berjudul
b. Hal ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf
kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan
tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat.
Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas
surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada
lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka
pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan
salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk
surat-surat yang berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat
yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti,
dan bagian penutup
a. Bagian
Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar
bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui
surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang
akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian
Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang
berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama
pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali
atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan,
simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup
menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara
berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah
kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik
digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.
Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda
tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman
nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas
kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan
kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda
tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan
penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
E. Contoh-contoh
Surat
Jakarta, 23 Juli 2009
Kepada
Yth,
Pimpinan PT PLN
Persero Jakarta
di-
tempat
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Dimas
Prayudha
Tempat/Tgl. Lahi : Jakarta
/ 24 April 1991
Agama : Islam
Pendidikan : S1
Alamat : Jl.Bumi
Indah No 6, Jakarta
HP : 081234567890
Maka dengan ini saya mengajukan permohonan
kepada Bapak/Ibu agar sudi kiranya menerima saya sebagai salah seorang karyawan
pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu,
bersama ini turut saya lampirkan kelengkapan administrasi sebagai berikut:
1. Surat
permohonan
2. Foto
copy Nem dan Ijazah terakhir
3. Foto
copy KTP
4. Pas
photo 3 x 4
5.
Sertifikat
Demikianlah permohonan ini saya
sampaikan dengan harapan semoga terkabul hendaknya. Atas perhatian yang
Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Dimas Prayudha
, ST.)
Sumber:
Free Template Blogger
collection template
Hot Deals
BERITA_wongANteng
SEO